Règlement d'ordre intérieur

Réglement d'ordre intérieur

Préambule

Les définitions de membre effectif, membre adhérent et membre d'honneur sont présentes dans les statuts du NamurLUG A.S.B.L..

Communications officielles

Art.1. §1. Les membres sont tenus de fournir en permanence, et dès leur affiliation, une adresse postale et une adresse de courrier électronique valides. L'adresse électronique sera automatiquement abonnée à la liste de diffusion réservée aux membres. Le membre qui manque à cette obligation, ou qui désabonne volontairement son adresse de la liste de diffusion, assume la responsabilité de ne plus recevoir des informations sur l'A.S.B.L. de manière automatisée.
Sauf obligation légale, les communications officielles se font via la liste de diffusion des membres et via l'affichage d'un message sur le site Internet de l'A.S.B.L. (http://www.namurlug.org). Cela inclut notamment :

  • convocations aux A.G., incluant l'ordre du jour;

  • annonces des réunions du C.A.;

  • demandes de convocation d'A.G.;

  • propositions d'ajout à l'ordre du jour des A.G. ou des réunions du C.A.;

  • déclarations de procuration d'un membre à un tiers;

  • acceptations de procuration par un membre;

  • introductions d'appel;

  • dépôts de candidature;

  • démissions;

  • etc.

§2. En outre, tout message arrivant à l'adresse de courrier électronique de contact de l'association doit parvenir à au moins un des administrateurs.

§3. Par sa simple affiliation, le membre est réputé accepter que toutes les communications officielles entre lui et l'association se fassent par les moyens que décrit cet article, sauf indication contraire du R.O.I.

§4. Les informations personnelles communiquées par les membres seront uniquement utilisées dans un but de communication d'informations concernant l'A.S.B.L.. Ces informations ne seront pas divulguées à des tiers.

Art.2. En cas de problème technique empêchant l'application de l'article précédent, les communications légalement requises se font par courrier à l'adresse postale de l'association ou à l'adresse du membre renseignée dans le registre officiel.
L'adresse postale actuelle est :

NamurLUG A.S.B.L.,

30, avenue des anciens combattants,

1140 Evere

Membres

Art.3. Toute personne physique ou morale obtient le statut de membre adhérent lorsqu'il s'engage à respecter les status et le R.O.I. en en signant une copie.

Art.4. L'affiliation peut être refusée ou répudiée/annulée par le C.A., dans les cas suivants :

  • si la personne n'adhère visiblement pas aux principes et à la philosophie générale des logiciels libres;

  • si la personne a des activités, des comportements ou des intérêts incompatibles avec l'objet de l'association, ou pouvant nuire gravement à la réputation de celle-ci;

  • si la personne a déjà été exclue de l'association, ou si sa démission antérieure d'un poste au sein du C.A. a nui gravement au bon fonctionnement de l'association.

Art.5. Un membre peut à tout moment adresser sa démission au C.A.

Représentation des membres effectifs

Art.6. Un membre effectif peut se faire représenter par un tiers, membre effectif, en lui donnant procuration officielle au moins 24h à l'avance. La procuration doit préciser le cadre exact de sa portée; en aucun cas, sa durée ne peut excéder 3 mois. Elle est révocable à tout moment.
Le membre effectif et son représentant sont en outre solidairement responsables vis-à-vis de l'association.
La représentation n'est pas permise dans le cadre de la candidature d'un membre à un poste d'administrateur (sauf reconduction) ou d'une procédure d'exclusion à son encontre.

Cotisations et avantages accordés aux membres

Art.7. Le montant de la cotisation annuelle, est fixé comme suit :

  • 10€ pour les membres effectifs;

  • 0€ pour les membres adhérents;

  • les membres d'honneur sont dispensés de cotisation.

    Le paiement s'effectue au début de l'exercice social de l'ASBL. Les nouveaux membres rejoignant l'ABSL voient leur cotisation réduite de 1€ par mois à partir du quatrième mois de l'exercice social de l'ASBL, soit le 14 décembre. Lors de l'exercice suivant, ils paieront une cotisation complète.

Art.8. Les membres effectifs et les membres d'honneur bénéficient des avantages suivants:

  • tarif préférentiel (fixé par le C.A.) pour toutes les activités publiques de l'association;

  • possibilité de bénéficier des avantages conférés par des accords entre le NamurLUG et des tiers;

  • possibilité d'emprunter les ouvrages du NamurLUG entre deux activités;

  • un alias @namurlug.org, gratuitement;

  • accès aux listes de diffusion réservées aux membres.

Art.9. Les membres adhérents bénéficient des avantages suivants:

  • participation à toutes les activités publiques du NamurLUG;

  • possibilité de consulter les ouvrages du NamurLUG pendant les activités;

  • accès aux listes de diffusion réservées aux membres.

Art.10. Tous ces avantages prennent fin en même temps que l'affiliation, sans obligation de préavis de la part de l'association.

Représentation extérieure

Art.11. Par un vote unanime de ses membres présents ou représentés, le C.A. peut déléguer un représentant auprès d'un tiers, et éventuellement lui attribuer le pouvoir d'agir en son nom. Dans tous les cas (simple représentation ou délégation de pouvoir), le C.A. reste seul responsable et doit entériner ou non tous les actes posés par le représentant, qu'il peut révoquer à tout moment.
La délégation de pouvoir doit être communiquée aux membres, en précisant clairement son cadre, et ne donne pas pouvoir de signature au représentant.

Assemblée Générale

Ordre du jour

Art.12. L'ordre du jour doit reprendre toute proposition signée par au moins 1/20 des membres et communiquée au C.A. avant la date de clôture des appels.

Art.13. L'appel à propositions prend fin trois semaines avant la date prévue de l'A.G.

Art.14. Dans la semaine qui suit la clôture des appels, la convocation définitive mentionnant date, heure, lieu et ordre du jour, est établie par le C.A. et communiquée par le C.A.

Déroulement des A.G.

Art.15. Si l'A.G. doit modifier les statuts ou prononcer la dissolution, et que le quorum de 3/4 des membres présents ou représentés n'est pas atteint, elle est reportée. Pour les autres A.G., il n'y a pas de quorum.

En cas de report, de nouveaux lieu, date, et heure sont établis par les membres présents ou représentés, par un vote à la majorité simple; en cas d'égalité, le C.A. tranche. La date doit se situer au minimum 2 semaines, et au maximum 4 semaines plus tard. Le C.A. envoie dans les 3 jours aux membres une nouvelle convocation mentionnant date, heure, lieu et l'ordre du jour inchangé. Cette seconde A.G. n'est plus soumise à aucun quorum.

Art.16. Toute personne peut demander à assister (sans droit de vote) à une A.G. en s'adressant au C.A. au moins 48h avant celle-ci. Avant d'entamer ses travaux, l'A.G. est informée de ces demandes par le C.A. et doit accepter ou refuser chaque demande par un vote à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Art.17. En début d'A.G., seront nommés collégialement un président et un rapporteur. Le président aura pour charge d'assurer le bon déroulement de l'A.G., et le rapporteur d'en retranscrire les prinicpaux événements dans un procès-verbal qui sera rendu public par la suite.

Art.18. Le président (cf. Art.17.) distribue le droit à la parole et peut en limiter raisonnablement la durée. Ce droit est garanti aux membres et à leurs représentants; il peut être accordé aux tiers par l'A.G.
Avant la clôture de l'A.G., le rapporteur ou un administrateur (ou leur représentant) peut faire lecture d'un avant-projet de compte-rendu pour recueillir les commentaires oraux ou écrits des membres présents (ou de leurs représentants).

Art.19. Les votes de l'A.G. se font à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés sur les sujets suivants :

  • modification des statuts;

  • acceptation d'un don supérieur à 5000 EUR.

Art.20. Les votes de l'A.G. se font à la majorité des 3/4 des membres présents ou représentés pour l'exclusion d'un membre de l'association.

Art.21. Les votes de l'A.G. se font à la majorité des 4/5 des membres présents ou représentés sur les sujets suivants : 

  • la modification de l'objet social de l'association;

  • sa dissolution.

Art.22. Le C.A. présente à l'A.G. pour approbation :

  • les comptes de l'exercice précédent, s'ils n'ont pas déjà été approuvés précédemment. Tout membre peut demander à consulter les pièces comptables avant le vote, mais le C.A. peut limiter le temps total de consultation à 1 heure;

  • le budget prévisionnel de l'exercice suivant.

Procès-verbaux des A.G.

Art.23. Dans la semaine qui suit l'A.G, le C.A. communique aux membres, au moyen de la liste de diffusion des membres, un projet de procès-verbal (P.V.) des décisions prises lors de cette A.G. Dans les 3 semaines qui suivent l'A.G. et au minimum 3 jours après le communiqué du projet, le C.A. tient une réunion dont l'ordre du jour doit inclure la rédaction du P.V. final. Seuls les membres ou représentants présents à l'A.G. peuvent communiquer leurs remarques; le P.V. final est ensuite adopté par le C.A.. Dans la semaine qui suit la réunion, il est publié par le C.A. conformément aux statuts.
Le C.A. peut également publier un compte-rendu complet de l'A.G. sur une partie du site accessible uniquement aux membres.

Conseil d'Administration (C.A.)

Art.24. Le C.A. gère et représente l'association; il dispose de la compétence résiduelle, dans les limites des statuts et du R.O.I.
Il se réunit aussi souvent qu'il le juge nécessaire; toutefois, il ne peut délibérer valablement que lors de ses réunions officielles, si au moins 2 administrateurs y sont présents.
Un administrateur ne peut s'y faire représenter que par un autre administrateur, mais le cumul des procurations est interdit.

Art.25. Le conseil peut inviter tout membre effectif s'il juge sa présence nécessaire lors d'une réunion. Celui-ci ne dispose que d'une voix consultative.

Election des administrateurs

Art.26. §1.Les candidatures au C.A. doivent être déposées avant la convocation définitive de l'A.G. élective, hormis celles des administrateurs sortants non démissionnaires, qui sont tacites. Elles seront déposées auprès de l'ensemble des administrateurs du C.A. par voie postale ou électronique.

§2. L'élection a lieu après les votes éventuels sur la décharge du C.A. en place et le budget prévisionnel.

§3. L'élection suit le mode de scrutin défini au présent R.O.I. pour l'élection de personnes.

Art.27. Dans les quinze jours qui suivent une A.G. ou toute modification de la composition du C.A., ce dernier décide de l'attribution des postes non cumulables de président, vice-président, secrétaire et trésorier en son sein, en informe les membres et le publie sur le site.

Art.28. Si elle réduit leur nombre à moins de 4, la démission d'un des administrateurs n'est effective qu'après son remplacement à l'occasion d'une A.G.

Gestion des comptes de l'association

Art.29. Sauf dérogation de l'A.G., un seul compte est ouvert au nom de l'association. En aucun cas, l'association ne peut ouvrir un compte autorisant un découvert.
Un administrateur, désigné par le C.A., sera responsable de leur gestion en bon père de famille. La titularisation doit se faire dans les plus brefs délais; au besoin, l'administrateur déjà titulaire peut pallier l'indisponibilité d'un administrateur sortant lors du transfert.

Dispositions diverses

Art.30. Tous les votes concernant explicitement des personnes se font à bulletin secret.

Election de personnes

Art.31. Lors d'une élection, les candidats sont soumis à un vote classique à la majorité absolue.
Art.32. Après le dépouillement du premier vote d'une élection, un candidat peut refuser sa nomination, auquel cas le candidat suivant en ordre utile le remplace.

Responsabilités

Art.33. Le NamurLUG ne pourra, en aucun cas, être tenu pour responsable de toute modification, déplacement, suppression de données ou de tout dégât matériel subséquent à l'application d'un conseil donné manuellement, oralement ou par écrit (au moyen de quelque média que ce soit), ou à la participation à une activité du NamurLUG.

Art.34. Les membres s'engagent à respecter et à restituer dans leur état initial tout bien mobilier ou immobilier mis à leur disposition par le NamurLUG ou un tiers.

Art.35. Les membres utilisant la connexion à internet fournie par les FUNDP s'engagent à respecter la politique d'utilisation acceptable de BELNET.